Mais de 48 mil documentos que constavam no Boletim de Serviços e nos arquivos do site do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) foram indexados ao Sistema de Gestão e Geração de Documentos (GeDoc), ampliando as possibilidades de busca na plataforma. A novidade tem o objetivo de facilitar o trabalho do servidor na consulta de documentos oficiais e fortalecer a governança corporativa, tornando o acesso aos dados públicos da instituição transparentes, visíveis, de fácil acesso e manipulação.
A indexação dos 48.137 documentos ao GeDoc é uma forma de agilizar a recuperação de informações de repositórios diferentes a partir de uma interface única. No modo anterior, a busca no Boletim de Serviços, por exemplo, era manual e tinha de ser feita por cada pasta.
A medida atende à Portaria Nº 568, de 12 de março de 2015, que institui o GeDoc como Boletim de Serviço do Instituto Federal do Espírito Santo. Para consultar os documentos, o usuário deve acessar o menu “pesquisar” na página inicial. A busca será filtrada por palavras-chave (ou termo exato se informado entre aspas duplas), mês/ano e repositório de dados. Futuramente, o sistema contará com a função de assinatura digital de documentos e será implantado nos campi interessados.
O GeDoc é um sistema para controle e geração de documentos baseado em modelos previamente definidos que tem o objetivo de dar mais agilidade ao processo de produção de documentos institucionais paralelamente à padronização e organização do acervo documental. O sistema suporta a produção de ofícios, portarias, memorandos, despachos e resoluções, entre outros.
O sistema foi criado pela Diretoria de Tecnologia de Informação do Ifes (DTI), em parceria com o Gabinete do Reitor e com a Assessoria de Comunicação do Ifes, e pode ser acessado pelo endereço http://gedoc.ifes.edu.br. O GeDoc traz uma interface simples e intuitiva que possibilita ao usuário acompanhar, criar e editar de forma padronizada os documentos oficiais.